‘Populaire Debiteurensmoezen’

Op de financiële afdelingen van bedrijven krijgt het personeel regelmatig te maken met ‘wanbetalers’. Erg vervelend natuurlijk want uw dagelijkse gang van zaken moet uiteraard ook doorgaan.
In deze blog leest u meer over de meest gebruikte smoezen door debiteuren en hoe hier mee om te gaan.

De meest gebruikte smoezen en tegenwerpingen van debiteuren

‘Uw debiteur heeft de factuur niet ontvangen.”
Ga na of er intern een fout is gemaakt. Misschien is de factuur naar een verkeerd adres gestuurd. In dit geval stuurt u de factuur direct opnieuw op en mailt u een kopie van de factuur. Bel daarna terug met de vraag of de factuur is ontvangen en spreek een betaaltermijn af.
Heeft de klant geen factuur ontvangen maar wel herinneringen? Vraag waarom er geen reactie uit de herinneringen is voortgekomen, stuur de factuur opnieuw en mail direct een kopie erbij. Bel tot slot gelijk erachteraan om te vragen of de kopie factuur is ontvangen en spreek een (korte) betalingstermijn af.

“De factuur klopt niet of de klant heeft een klacht.”
Check of de debiteur al eerder heeft gereageerd met dezelfde klacht en of deze terecht is.
Indien terecht: Los de klacht op voordat u volledige betaling verwacht. Wel kunt u afspreken dat de klant alvast het deel voldoet waar hij wel tevreden over is.
Indien onterecht, zet de vordering voort en communiceer duidelijk de betalingstermijn alvorens het inschakelen van Debita incasso.

“We gaan de factuur betalen.”
Vraag wanneer het bedrag overgeschreven wordt. Is dit op korte termijn, noteer dan de datum en houd deze in de gaten. Duurt de voorgestelde betalingsdatum voor u te lang, geef dan aan dat de betalingstermijn al ruimschoots verstreken is en de factuur eerder betaald moet worden. Vertel hierbij dat u anders genoodzaakt bent de vordering uit handen te geven.

“De factuur is al betaald.”
Vraag wanneer de factuur betaald is, welk bedrag er is betaald en met welke omschrijving/betalingskenmerk. Is de betaling dan nog niet terug te vinden, vraag dan de klant om een betalingsbewijs te laten zien. Bijvoorbeeld een kopie van een afschrift of een uitreksel van de betalingsopdracht. Wil de klant dit niet, vertel dan dat de factuur als onbetaald wordt beschouwd en zet de vorderingsprocedure voort.

“De facturen worden automatisch geïncasseerd.”
Controleer de gegevens. Zijn deze correct, incasseer dan nogmaals. Heeft de klant de betaling gestorneerd, laat de klant het bedrag zelf overmaken of incasseer opnieuw.

“We kunnen de factuur niet betalen.”
Indien u wilt, kunt u een betalingsregeling treffen als laatste mogelijkheid. Maak hier duidelijke afspraken over met uw debiteur en geef duidelijk aan dat indien de regeling niet wordt nagekomen de vordering alsnog uit handen wordt gegeven. Laat de debiteur de betalingsregeling ondertekenen.

“Daar ga ik niet over.“
Vraag naar de juiste persoon. Is deze op korte termijn niet aanwezig of bereikbaar, vraag dan de naam, contactgegevens en werktijden. Zorg dat u de naam en het telefoonnummer heeft zodat u zelf kunt bellen wanneer de afspraak niet nagekomen wordt.
Het kan ook voorkomen dat de verantwoordelijke op vakantie is of ziek. In dat geval kunt u vragen naar de persoon die de zaken waarneemt, desnoods de directeur.

“We hebben de bestelde goederen niet ontvangen.”
Verstuur goederen altijd met een ontvangstbewijs of verzendbewijs. Hiermee kunt u de klant confronteren wanneer hij ten onrechte claimt de goederen niet te hebben ontvangen.

“We wachten op een betaling van een grote klant. Zodra deze binnen is betalen we uw factuur.”
Geef duidelijk aan dat de klant te maken heeft met uw betalingstermijn en dat u dan ook verwacht dat de openstaande factuur direct moet worden voldaan. LET OP! Hou er in vele gevallen rekening mee dat uw klant financieel in de problemen zit en de kans aanwezig is dat hij failliet zal gaan. Reageer daarom snel in een dergelijke situatie en zorg voor goed aangetekende correspondentie.

“Wij hebben met uw collega afgesproken dat…”
Vraag met wie de afspraak gemaakt is en vraag het na bij betrokken collega’s. Weet niemand er iets vanaf stuur dan een laatste aangetekende aanmaning.

“Wij hebben andere betalingscondities.”
Controleer de betalingstermijn die afgesproken is bij de verkoop. Wat staat er in de algemene voorwaarden van de klant en uw eigen bedrijf? Spreek eventueel andere condities af voor een volgende levering.

Tips

• Er mogen geen problemen onbesproken blijven die de klant in een later stadium alsnog als excuus kan gebruiken. Stel bijvoorbeeld de vraag: “Is dit punt het enige dat de betaling nog in de weg staat?”
• Stel open vragen zodat de debiteur gedwongen wordt om actief aan het gesprek deel te nemen. Op deze manier kan hij niet antwoorden met alleen “ja” of “nee”. Zo krijgt u meer informatie en is hij eerder geneigd om toezeggingen te doen.
• Bevestig de gemaakte afspraken altijd schriftelijk naar de debiteur.

Deel!